[DEVONthink] import 와 indexing 의 차이점

Import vs. indexing

상단메뉴의 File 메뉴를 보시면

File - import 와 

File - index... 

가 보입니다. 

외부의 파일을 DEVONthink로 가져올때 이 2가지 방법 중 하나를 사용할 수 있는데 그 차이점에 대해 알아보겠습니다.

먼저 official manual에 따르면

1) Import : 파일들과 폴더들을 사용자의 volume에서 DEVONthink 의 Database로 가져옵니다. 파일 자체를 DB로 복사하는 개념입니다. 

• 따라서, import 후에는 mac에 있던 원래 파일들은 삭제해도 상관없습니다. 모든 파일이 복사되어 Database에 존재하기 때문입니다.
• 백업시에 DEVONthink 백업파일만 보관하면 됩니다. 
• 따라서, file system에 있는 원본 파일과 DEVONthink에서 조회된 Database의 파일은 다른 파일이며, file system(finder)의 원본 파일이 수정되어도 반영되지 않습니다.
• 원본 파일의 file path는 유지되지 않습니다. (우클릭-get info를 클릭하면 볼수있는) 파일 위치(path)를 보면 새로운 파일위치가 생성되어원래 file path가 변경됨을 알 수 있습니다. 

2) Index : 선택된 파일들을 DEVONthink의 Database로 가져오나, 파일 자체가 아닌 reference만 가져옵니다. (only as references, not in their entirety) 즉, 윈도우의 바로가기 같은 개념이라 생각하면 됩니다. 

• 따라서, 백업하면, metafilea만 저장되므로, 백업시 DEVONthink 백업파일 뿐만 아니라 원본파일도 따로 백업해야합니다.
• 따라서, file system의 원본파일이 수정되면, DEVONthink에도 반영됩니다. 
• 원본 파일의 file path 가 그대로 유지됩니다.
• index 된 파일은 아래 사진처럼 파일명 오른쪽에 화살표(바로가기의 의미인듯!)가 표시됩니다. (import 된 파일에는 표시되지 않음)

*finder = mac의 파일탐색기 (윈도우의 탐색기)

Update indexed Items

기본적으로 파일을 조회할 때 indexed item 들이 업데이트 되는데, Update indexed Items는 파일을 보는 것과 상관없이 모든 것들이 확실하게 업데이트되길 원할 때 사용하는 기능입니다.

파일 혹은 그룹 혹은 Tag들을 한개 혹은 여러개 선택하여 Update indexed Items 를 실행시키면 됩니다. Tag라면 하위 Tag에 속하는 모든 item들의 index가 update됩니다. 

만약, indexed item에 해당하는 원본 파일을 사용자가 삭제할 수 있습니다. 이 경우 indexed item이 가리키는 파일은 없으므로, Update indexed Items 이 실행되면 원본파일이 삭제된 indexed item은 삭제됩니다. (즉, 윈도우에서 대상을 찾을 수 없는 바로가기 라고 볼 수 있겠습니다.)

원본 파일의 이름, 위치를 변경하는 경우 발생하는 문제

여러가지 상황에 대해 정리해보았습니다.

1. 파일(혹은 문서)의 경우

- file system(ex. Mac의 Finder)에서 이름을 변경하면, DEVONthink에도 변경된 이름이 반영됨. (단, 다시 조회하여 새로고침 해야함)

- DEVONthink에서 이름을 변경하면, file system에도 변경된 이름이 반영됨. 

- file system에서 문서를 복사, 이동하는 경우, DEVONthink에도 반영됨. 

- DEVONthink에서 문서를 이동하는 경우 file system에 반영되지 않으며, 만약, indexing을 다시하는 경우, file system대로 바뀜..

- DEVONthink에서 파일이 복제, 추가 된경우, file system에는 반영(혹은 파일이 추가)되지 않음.

(참고로 mac에선 윈도우와 달리 파일 선택 후 Enter를 누르면 이름변경이 실행됩니다. 윈도우에선 F2에 해당하는..)

2. group(폴더)는 index시에 mac의 file system에서 DEVONthink로 한 방향(one-way only)으로만 반영됩니다. 

- 즉, file system에서 폴더명을 변경하는 경우, 이에 대응하는 DEVONthink의 그룹명도 변경된 이름이 반영됨.

- 그러나, DEVONthink에서 그룹명이 변경된 경우, 변경된 이름이 file system에 반영되지 않음. 

원본 파일 내용이 변경, 추가된 경우, 

새로 indexing되기 전까지는 검색 할때 추가된 내용을 검색할 수 없습니다.

따라서, DEVONthink에서 파일(혹은 그룹)을 조회하거나 Update indexed Items 을 실행하면 indexing되어 그때부터 검색시 해당 파일이 검색됩니다. 

간단한 예제

1) Import

단순합니다. 그냥 import하면 끝입니다.

2) indexing

Dropbox 의 어떤 폴더를 위의 방법으로 indexing 시켜놓았습니다.

어떤 새로운 논문 pdf파일을 DEVONthink에 저장하고 싶다면, pdf를 Dropbox의 그 폴더로 옮기면 끝!

(그리고 나중에 Update indexed item을 한번 눌러줘야합니다.)

=> 이렇게 되면 본문 내용의 어떤 한 단어만 검색해도 이 파일이 검색됩니다. (indexing되어 빠름)

(sync가 적용된 경우, 여러대의 mac에서 test 해본 결과 모두 작동되었습니다)